Como Mudar de Contabilista em Portugal (Guia 2026)
Mudar de contabilista em Portugal é simples: rescindir por escrito com o aviso prévio do contrato, receber a documentação (o contabilista tem até 60 dias para a entregar) e confirmar o novo contabilista no Portal das Finanças (a confirmação é imediata, mas o novo contabilista tem de comunicar o contrato à Ordem pelo menos 15 dias antes de começar). Na prática, o processo demora 2 a 6 semanas. Sem custos obrigatórios, sem interrupção das obrigações fiscais.
Quando Faz Sentido Mudar de Contabilista?
As razões mais comuns para mudar incluem:
- Falta de resposta ou comunicação deficiente
- Erros em declarações fiscais ou atrasos nas entregas
- Preços não competitivos face ao mercado
- Necessidade de especialização sectorial (startups, imobiliário, hotelaria)
- Crescimento da empresa que exige um parceiro com mais capacidade
- Falta de aconselhamento proactivo — o contabilista só reage, não antecipa
O Processo em 4 Passos
Passo 1 — Comunicar a rescisão por escrito
O contrato de prestação de serviços com o contabilista actual deve ser rescindido com o aviso prévio que o próprio contrato prevê (se não tiver cláusula, combine por escrito a data de saída). Faça-o por email ou carta registada para ter prova da comunicação. Não é necessário apresentar justificação, mas atenção à duração: quando o contabilista trabalha em regime independente, o contrato tem a duração mínima de um exercício económico, salvo rescisão por justa causa ou mútuo acordo (artigo 9.º, n.º 2, do Código Deontológico dos Contabilistas Certificados).
Passo 2 — Solicitar toda a documentação
Peça ao contabilista actual:
- Ficheiros SAF-T de contabilidade (todos os exercícios)
- Declarações fiscais submetidas (IVA, IRC, IES, Modelo 22, DMR)
- Balancetes e demonstrações financeiras
- Comprovativos de submissão das declarações e dos pagamentos
- Dossiê fiscal se aplicável
- Contratos de trabalho e ficheiros de processamento salarial
O contabilista tem de entregar os livros e documentos que tenha em seu poder no prazo máximo de 60 dias, à empresa ou a quem ela indicar por escrito (por exemplo, diretamente ao novo contabilista), com um auto de receção que discrimine o que foi entregue (artigo 15.º do Código Deontológico dos Contabilistas Certificados). Em caso de recusa, pode apresentar queixa à Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC).
Passo 3 — Verificar obrigações em dia
Antes de formalizar a mudança, confirme no Portal das Finanças e Segurança Social que todas as declarações estão submetidas e não há dívidas em aberto (certidão de não dívida no Portal das Finanças e declaração de situação contributiva na Segurança Social Direta). Perante a AT, as declarações em falta continuam a ser obrigação da empresa, mesmo que o atraso venha do contabilista anterior; o novo contabilista não herda essa responsabilidade.
Passo 4 — Registar o novo contabilista no Portal das Finanças
O novo Contabilista Certificado inicia a nomeação no Portal das Finanças («Início de Nomeação de Contabilista Certificado») e a empresa confirma-a logo a seguir em «Confirmar Nomeação de Contabilista Certificado», indicando se lhe atribui plenos poderes declarativos. Desde maio de 2020 já não há carta com código de confirmação, por isso a confirmação no Portal é imediata. Antes disso, o novo contabilista tem de comunicar o contrato à Ordem dos Contabilistas Certificados no prazo de 30 dias após a celebração e pelo menos 15 dias antes de iniciar funções (artigo 9.º, n.º 4, do Código Deontológico). A partir da confirmação, o novo contabilista assume as obrigações declarativas.
Contacto entre contabilistas e honorários em dívida
Antes de aceitar, o novo contabilista certificado contacta por escrito o contabilista anterior e confirma que os honorários, despesas e salários estão pagos (artigo 74.º, n.º 2, do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados). Se houver créditos líquidos e exigíveis por pagar, não deve aceitar as funções enquanto não estiverem pagos (artigo 16.º, n.º 2, do Código Deontológico); se não fizer este contacto, fica obrigado a pagar os valores em falta (artigo 74.º, n.º 3, do Estatuto, na redação da Lei n.º 68/2023). O contabilista anterior tem até 15 dias para responder (artigo 16.º, n.º 4, do Código Deontológico) e, se o contacto for impossível, o novo contabilista informa a Ordem.
Nos últimos três meses do exercício, o contabilista não pode recusar-se a assinar as declarações fiscais e as demonstrações financeiras desse exercício sem motivo justificado reconhecido pela Ordem (artigo 72.º, n.º 2, do Estatuto); a falta de pagamento de honorários conta como motivo justificado (artigo 14.º, n.º 1, do Código Deontológico).
O Que Verificar Antes de Escolher o Novo Contabilista
- Inscrição na OCC activa — verificável em occ.pt
- Experiência no seu sector — contabilidade para startups, imobiliário e hotelaria têm especificidades próprias
- Transparência de preços — peça proposta detalhada com o que está incluído
- Comunicação — tempo médio de resposta, canal preferencial, reuniões periódicas
- Ferramentas digitais — portal online para acesso a documentos, faturação electrónica
Custos Envolvidos na Mudança
Não existem custos obrigatórios para mudar de contabilista. O que pode existir:
- Penalizações contratuais — verifique o contrato actual; alguns prevêem penalização por rescisão antecipada
- Honorários em dívida — pagamento dos serviços prestados até à data de rescisão; enquanto estiverem por pagar, o novo contabilista não deve aceitar as funções (artigo 16.º, n.º 2, do Código Deontológico)
- Custos de regularização — se existirem declarações em atraso ou erros a corrigir do período anterior
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Disponibilizamos uma carta-modelo gratuita que pode usar para comunicar formalmente a cessação ao contabilista actual. Inclui todos os campos legais, a lista de documentação a solicitar e referência aos artigos legais aplicáveis.
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Perguntas Frequentes
Posso mudar de contabilista a qualquer altura do ano?
Sim, respeitando o contrato: quando o contabilista trabalha em regime independente, o contrato tem a duração mínima de um exercício económico, salvo rescisão por justa causa ou mútuo acordo (artigo 9.º, n.º 2, do Código Deontológico dos Contabilistas Certificados). No entanto, é mais prático fazê-lo no início de um exercício fiscal (janeiro) ou imediatamente após a entrega de uma declaração importante (ex: após a IES em julho). Assim evita-se a partilha de responsabilidade por um exercício entre dois contabilistas.
O que acontece às obrigações fiscais durante a transição?
As obrigações fiscais não se interrompem. Perante a AT, o contabilista actual continua nomeado até o novo ser confirmado no Portal das Finanças: a renúncia só produz efeitos com a nomeação do novo contabilista (FAQ 4427 do Portal das Finanças). A partir dessa confirmação, o novo contabilista assume as obrigações declarativas. Não há período sem cobertura se o processo for feito correctamente.
Tenho de justificar a mudança ao contabilista actual?
Não. Basta comunicar por escrito e respeitar o prazo de aviso previsto no contrato. Atenção à duração: quando o contabilista trabalha em regime independente, o contrato tem a duração mínima de um exercício económico, salvo rescisão por justa causa ou mútuo acordo (artigo 9.º, n.º 2, do Código Deontológico dos Contabilistas Certificados).
O contabilista pode recusar-se a entregar a documentação?
Não. Tem de entregar os livros e documentos em seu poder no prazo máximo de 60 dias após a rescisão, à empresa ou a quem ela indicar por escrito, com auto de receção (artigo 15.º do Código Deontológico). Em caso de recusa, pode apresentar queixa à OCC e, se necessário, recorrer a via judicial para obter os documentos.
Quanto tempo demora o processo completo?
Normalmente entre 2 e 6 semanas, conforme o aviso prévio do contrato e a rapidez na entrega dos documentos (o prazo máximo é de 60 dias). A confirmação no Portal das Finanças é imediata, mas o novo contabilista tem de comunicar o contrato à Ordem pelo menos 15 dias antes de iniciar funções. Se existirem irregularidades a regularizar, pode demorar mais.
A mudança de contabilista implica custos fiscais?
Não existem custos fiscais associados à mudança. Os custos possíveis são os honorários em dívida ao contabilista anterior e eventuais penalizações contratuais previstas no contrato de prestação de serviços.
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