Uma despesa pode ser «posta na empresa» quando é incorrida para obter ou garantir os rendimentos do negócio e está documentada com fatura com o NIF da empresa (artigo 23.º do Código do IRC). Rendas, salários, honorários, software, marketing, deslocações profissionais e material são dedutíveis; multas, despesas pessoais e gastos sem documento não são. E há uma armadilha que quase ninguém conta: várias despesas dedutíveis pagam tributação autónoma — 10% nas despesas de representação e 8% a 32% nos encargos com viaturas.
A regra de ouro: o artigo 23.º do CIRC
A lei não tem uma lista fechada de despesas aceites. Tem um princípio: são dedutíveis os gastos «incorridos para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC». Na prática, cada despesa passa por três testes:
- Empresarialidade — serve a atividade da empresa (não a vida pessoal do sócio);
- Documentação — fatura (ou documento equivalente) emitida com o NIF da empresa; um talão sem NIF ou um recibo pessoal não servem;
- Registo — contabilizada no período correto.
Falhar o documento é o erro mais caro: além de não deduzir, as despesas não documentadas pagam tributação autónoma de 50%.
O que é claramente dedutível (a lista que procura)
| Categoria | Exemplos | Notas |
|---|---|---|
| Instalações | Renda do escritório/loja, água, luz, limpeza, seguros | Contrato e faturas com NIF |
| Pessoal | Salários, TSU, seguro AT, subsídio de alimentação, formação | Ver o guia do subsídio de alimentação |
| Serviços externos | Contabilista, advogado, consultores, software e subscrições, alojamento web | Dedutível a 100% |
| Comunicações | Telemóvel, internet, telefone fixo | Contratos em nome da empresa |
| Marketing | Publicidade, site, feiras, amostras | Dedutível a 100% |
| Deslocações profissionais | Viagens, alojamento, portagens, estacionamento | Com motivo profissional demonstrável |
| Equipamento | Computadores, mobiliário, ferramentas | Acima de certos valores, deprecia em vários anos |
| Financeiros | Juros de financiamento, comissões bancárias | Com limites (art. 67.º CIRC) em endividamento elevado |
O que NUNCA é dedutível
- Multas e coimas (estacionamento, trânsito, contraordenações fiscais);
- O próprio IRC e as tributações autónomas;
- Despesas pessoais do sócio — supermercado da família, férias, roupa de uso corrente;
- Despesas sem documento válido — e estas ainda pagam 50% de tributação autónoma;
- Despesas confidenciais ou com documentos falsos — território de inspeção e sanções.
Os casos cinzentos (as perguntas que ouvimos todas as semanas)
Posso pôr os almoços na empresa?
Refeições com clientes, fornecedores ou parceiros são despesas de representação: dedutíveis, mas com tributação autónoma de 10%. O seu almoço do dia a dia não é gasto da empresa — para isso existe o subsídio de alimentação. Em deslocação profissional, as refeições enquadram-se nas regras das deslocações/ajudas de custo.
E o carro?
Uma viatura ligeira de passageiros da empresa é dedutível (depreciação, combustível, seguros, manutenção, rendas de leasing/AOV) — mas todos esses encargos pagam tributação autónoma por escalão do custo de aquisição (tabela abaixo). Elétricos têm o regime mais favorável. Antes de comprar, faça as contas no simulador de viaturas e leia o guia completo da tributação autónoma de viaturas.
Telemóvel e internet de casa?
O telemóvel com contrato em nome da empresa e uso profissional é dedutível. A internet da casa do sócio é zona cinzenta: numa sociedade, só com separação clara (contrato autónomo para o escritório em casa) — caso a caso.
Escritório em casa?
Numa sociedade, a empresa pode arrendar formalmente uma divisão ao sócio (contrato de arrendamento, renda de mercado) — mas essa renda é rendimento predial do sócio no IRS dele. Sem contrato, meter «metade da luz de casa» na empresa é convite a correções em inspeção.
Roupa? Ginásio? Óculos?
Roupa de uso corrente não é dedutível (fardamento/EPI é). Saúde e bem-estar só passam como realizações de utilidade social (art. 43.º CIRC): benefícios de caráter geral atribuídos a todos os trabalhadores — não ao sócio-gerente isoladamente.
Viagens?
Deslocações com propósito profissional demonstrável (reunião, feira, obra, formação) são dedutíveis — guarde o comprovativo do motivo, não só a fatura do hotel. Férias com uma reunião pelo meio não passam num teste de inspeção.
A armadilha: tributações autónomas 2026
«Pôr na empresa» raramente é grátis. Várias despesas dedutíveis pagam um imposto próprio, mesmo que a empresa tenha prejuízo — e com prejuízo fiscal as taxas agravam 10 pontos:
| Despesa | Taxa 2026 |
|---|---|
| Despesas de representação (refeições, receções, eventos) | 10% |
| Ajudas de custo e km próprios não faturados a clientes | 5% |
| Viatura combustão — custo até 37.500€ | 8% |
| Viatura combustão — 37.500€ a 45.000€ | 25% |
| Viatura combustão — acima de 45.000€ | 32% |
| Híbrida plug-in elegível / GNV (mesmos escalões) | 2,5% / 7,5% / 15% |
| Despesas não documentadas | 50% |
Como minimizar sem partir regras, explicamos em tributações autónomas: como minimizar.
A pergunta certa não é «posso pôr?» — é «quanto custa pôr?»
Uma despesa dedutível de 100€ poupa até 20€-21€ de IRC (taxa normal + derrama), mas pode pagar 10€ de tributação autónoma e, se for pessoal disfarçada, custar correções, juros e coimas numa inspeção — além de poder ser tratada como rendimento do sócio. O trabalho do contabilista não é dizer «sim» a tudo: é otimizar o custo fiscal líquido de cada decisão dentro da lei. É exatamente isso que fazemos para 200+ empresas nos planos de contabilidade HVR — peça um diagnóstico gratuito.
Perguntas frequentes
Que despesas posso pôr na empresa?
As incorridas para obter ou garantir os rendimentos do negócio, documentadas com fatura com o NIF da empresa: rendas, salários, honorários, software, comunicações, marketing, deslocações profissionais, equipamento e serviços externos, entre outras (art. 23.º do CIRC).
Posso deduzir almoços e jantares?
Com clientes e parceiros, sim — como despesas de representação, com tributação autónoma de 10%. As suas refeições do dia a dia não são gasto da empresa; para isso existe o subsídio de alimentação.
O que acontece se meter despesas pessoais na empresa?
Em inspeção, a AT desconsidera o gasto (mais IRC, juros e coimas) e pode tratar o valor como rendimento do sócio, com IRS e contribuições. Despesas sem documento pagam ainda 50% de tributação autónoma.
Preciso sempre de fatura com o NIF da empresa?
Sim — é a regra prática mais importante. Talões sem NIF, recibos pessoais ou movimentos de cartão não sustentam a dedução.
Comprar carro pela empresa compensa?
Depende do valor e da motorização: os encargos pagam tributação autónoma de 8% a 32% (combustão), 2,5% a 15% (híbridas plug-in elegíveis) e o regime mais favorável é o dos elétricos. Simule antes de comprar.
As tributações autónomas pagam-se mesmo com prejuízo?
Sim — e agravam 10 pontos percentuais quando a empresa apresenta prejuízo fiscal no período.