Checklist de Documentos para Contabilidade Mensal: Guia Completo 2026

Por Hugo Ribeiro, Contabilista Certificado · Membro da Ordem dos Contabilistas Certificados · HVR Business Consulting

Introdução: Por que é importante organizar os documentos contabilísticos

A organização documental é a base de uma contabilidade eficiente. Enviar os documentos corretos e atempadamente ao seu contabilista permite cumprir todos os prazos legais, evitar coimas e tomar decisões de gestão informadas.

De acordo com o artigo 123.º do CIRC (Código do IRC), as empresas são obrigadas a manter a sua contabilidade organizada e a conservar todos os documentos de suporte durante 10 anos. O incumprimento pode resultar em coimas previstas no RGIT (Regime Geral das Infrações Tributárias).

1. Documentos Obrigatórios Mensais

Faturas de Compras e Vendas

  • Faturas de vendas emitidas - todas as faturas, faturas-recibo e notas de débito/crédito
  • Faturas de compras recebidas - fornecedores, serviços, consumíveis
  • Faturas de serviços profissionais - advogados, consultores, técnicos
  • Notas de crédito e débito - devoluções e regularizações

Segundo o artigo 36.º do CIVA, as faturas devem conter elementos obrigatórios como NIF, data, descrição dos bens/serviços e valores com IVA discriminado.

Documentos Bancários

  • Extratos bancários completos - todas as contas da empresa
  • Comprovativos de transferências - pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes
  • Extratos de cartões de crédito - despesas pagas com cartão empresarial
  • Documentos de empréstimos - extratos e comprovativos de juros

Documentos de Pessoal

  • Recibos de vencimento - processamento salarial
  • Contratos de trabalho - admissões do mês
  • Comunicações à Segurança Social - admissões e cessações
  • Mapas de férias - registo de ausências e férias
  • Ajudas de custo e deslocações - mapas justificativos

O Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009) e o Código Contributivo (Lei n.º 110/2009) estabelecem as obrigações de processamento salarial e contribuições para a Segurança Social.

2. Documentos Periódicos (Trimestrais/Anuais)

  • Inventários - obrigatório para empresas com existências (artigo 12.º do CIRS)
  • Contratos de arrendamento - novos contratos ou atualizações
  • Seguros - apólices de responsabilidade civil, acidentes de trabalho, etc.
  • Atas de reuniões - deliberações de sócios e gerência
  • Documentos de ativos - aquisição de equipamentos, viaturas, imóveis

3. Prazos de Envio Recomendados

Tipo de DocumentoPrazo IdealPrazo Máximo
Faturas de vendasDia 5 do mês seguinteDia 10
Faturas de comprasDia 5 do mês seguinteDia 10
Extratos bancáriosDia 5 do mês seguinteDia 10
Documentos de pessoalDia 5 do mês seguinteDia 8

O envio atempado permite ao contabilista processar o IVA (dia 20 para regime mensal) e outras obrigações fiscais sem atrasos.

4. Como Organizar os Documentos

Organização Digital

  • Crie pastas mensais no computador ou na cloud
  • Use nomenclatura consistente: AAAA-MM_TipoDocumento_Fornecedor
  • Digitalize documentos em papel com boa resolução
  • Utilize portais de partilha como o da HVR (acesso 24/7)

Organização Física

  • Arquivo cronológico por mês e tipo
  • Separadores para categorias principais
  • Conservação mínima de 10 anos (conforme artigo 52.º do CIVA)

5. Erros Comuns a Evitar

  • Enviar documentos incompletos - faturas sem NIF do comprador
  • Misturar despesas pessoais - compras pessoais pagas com conta da empresa
  • Atrasar o envio - impossibilita o cumprimento de prazos fiscais
  • Não guardar comprovativos - transferências e pagamentos
  • Esquecer ajudas de custo - sem mapa justificativo são tributadas

6. Consequências do Incumprimento

O não cumprimento das obrigações documentais pode resultar em:

  • Coimas de 150€ a 3.750€ por falta de organização contabilística (artigo 121.º RGIT)
  • Impossibilidade de deduzir IVA em compras não documentadas
  • Tributações autónomas agravadas em despesas não documentadas (artigo 88.º CIRC)
  • Correções pela AT em caso de inspeção tributária

Fontes e Referências Legais

  • CIRC - Código do IRC (artigos 17.º, 23.º, 88.º, 123.º)
  • CIVA - Código do IVA (artigos 36.º, 40.º, 52.º)
  • CIRS - Código do IRS (artigo 12.º)
  • RGIT - Regime Geral das Infrações Tributárias
  • Código do Trabalho - Lei n.º 7/2009
  • Código Contributivo - Lei n.º 110/2009

Última atualização: Janeiro 2026

Pontos-chave

  • Envie documentos até ao dia 5-10 do mês seguinte para cumprir prazos fiscais
  • Documentos obrigatórios: faturas, extratos bancários, recibos de vencimento
  • Organize digitalmente com pastas mensais e nomenclatura consistente
  • Conserve todos os documentos durante 10 anos conforme a lei
  • Evite coimas: documentos incompletos podem custar até 3.750€

FAQ

Que documentos devo enviar todos os meses ao contabilista?

Deve enviar faturas de vendas e compras, extratos bancários de todas as contas, documentos de pessoal (recibos de vencimento, contratos), comprovativos de pagamentos e ajudas de custo com mapas justificativos.

Qual é o prazo ideal para enviar os documentos?

O prazo ideal é até ao dia 5 do mês seguinte, com prazo máximo no dia 10. Isto permite ao contabilista processar o IVA e outras obrigações fiscais atempadamente.

Durante quanto tempo devo guardar os documentos?

Deve conservar todos os documentos durante 10 anos, conforme estabelecido no artigo 52.º do CIVA e artigo 123.º do CIRC.

Quais as consequências de não enviar os documentos a tempo?

O atraso pode impossibilitar o cumprimento de prazos fiscais, resultar em coimas de 150€ a 3.750€, e impedir a dedução de IVA em compras não documentadas.

Como devo organizar os documentos digitalmente?

Crie pastas mensais, use nomenclatura consistente (AAAA-MM_TipoDocumento_Fornecedor), digitalize com boa resolução e utilize portais de partilha seguros.